Det är ju egentligen inte vilka verktyg du använder som är det viktiga. Vad du gör avgör. Men ett bra verktyg gör det lättare att göra bra saker. Och dessutom är det lite kul att prata om.
Jag får ofta frågor om olika verktyg. Det finns ju en hel djungel av olika att välja bland. Många är bra. Oftast för lite olika saker.
Därför tänkte jag idag prata lite om alla verktyg och tjänster som vi använder varje dag här på Bernskiold för företaget och i viss mån även marknadsföring. Verktygen som hjälper oss göra ett bra jobb.
Eftersom vi utvecklar webbplatser och smarta digitala lösningar har vi en massa tjänster som förenklar utvecklingen med. De sparar jag till ett framtida inlägg.
⚠️ Inlägget innehåller inga betalda samarbeten eller affiliatelänkar.
Salesforce – vårt CRM
Vårt CRM (Customer Relationship Management) system är kärnan i mycket av vårt kundarbete. Det är välintegrerat mot de flesta system som vi använder. Bra service är kundanpassad. Och för att kunna ha bra koll behöver vi ett bra systemstöd.
Jag ägnade många år till att prova de flesta systemen på marknaden. De allra flesta fokuserade mer på sälj än löpande kundvård. Ett stort problem för oss. För oss bara börjar resan när en kund accepterar en offert. Det är då det stora arbetet tar vid.
Salesforce är anpassningsbart. Det är dess styrka och svaghet. Fördelen är att vi kan få det att funka som vi vill. Nackdelen är att det tar lite tid att sätta upp allt ordentligt. Har det varit värt det? Absolut.
HelpScout – för supportärenden
När det kommer till arbetsflöde för support har HelpScout fått det nästan helt rätt. Vi använder det för all central inkommande mail till grupp-adresser. Från info till finance och support.
Lättöverskådligt. Lättarbetat och fullt med smarta funktioner och rätt filosofi. Deras ”Beacon”, en widget du kan bädda in på en webbplats, låter oss ge bra stöd direkt i våra applikationer. Båda via chatt och mail.
Tyvärr är deras knowledgebase, Docs, lite efter när det kommer till att skriva snyggt innehåll. Det är synd eftersom integrationen i systemet, både Beacon och för medarbetaren är så bra. Men supportartiklar måste vara lätta att underhålla och snabba att skriva. Och där är vår egen variant på WordPress långt bättre.
Notion – driver vårt intranät och dokumentation
Sedan ett drygt år tillbaka har vi använt Notion för att bygga ett intranät. Här har vi all intern dokumentation och information. Det är lätt att redigera och bygga upp och blir dessutom väldigt snyggt. Oväntat kraftfulla databasfunktioner förenklar också.
Nu för tiden använder vi Notion inte bara för dokumentation internt, utan även för mötesanteckningar (även med kunder) och för viss dokumentation som vi delar med våra kunder.
Lätt att dela, lätt för alla att upptäcka och otroligt kraftfullt. Notion är ett kul verktyg i lådan.
Basecamp – projekthantering och samarbete
Jag gör ingen hemlighet av att jag inte är en stor fan av Slack. Det skapar, oftast, mycket distraktioner när alla behöver svara i realtid.
Basecamp och min filosofi ligger väldigt nära. Projekt och team har ett antal olika verktyg tillgängliga. Todo-listor, meddelanden, dokument och en enklare chatt. Rätt verktyg för rätt tid alltså, med ett större fokus på att skriva än att chatta.
Kombinationen av verktyg räcker långt. Både för att samarbeta effektivt internt samt med kunder. Vi har dessutom med glädje upptäckt att även kunder är glada i Basecamp och finner det lätt. Det är kanske den största vinsten i sig?
Harvest – loggar tid
Även om vi försöker att ta betalt för projekt så ofta som möjligt har vi ett behov av att hålla koll på vilken tid vi lägger på vad. Dels för inte spräcka en intern budget, och dels för de gånger vi tar betalt för nedlagd tid.
Harvest har vi använt sedan 2012 och funkar lika stabilt idag som då. Med appar för datorn och mobila enheter är det lätt att logga tid i olika projekt, samt få ut alla rapporter vi behöver.
Fortnox – bokföring
Jag är lite kluven till Fortnox. Å enda sidan är det ett kompetent, stabilt och bra system. Å andra sidan har utvecklingstakten varit lite så där på sistone. Många saker som borde funka bättre, görs lite halvdant.
Samtidigt är det, med sina utmärkta integrationsmöjligheter, det enda rimliga valet för oss. Bara API-integrationen i sig sparar oss massa tid löpande genom smarta automatiseringar vi byggt.
Scrive – signera avtal elektroniskt
Det finns absolut inga anledningar att 2020 hålla på och skicka tryckta avtal fram och tillbaka för signatur. Eller hålla på att scanna. Hos Scrive skickar vi avtal och dokument helt digitalt och våra kunder signerar smidigt med BankID från vilken enhet som helst. Vi älskar det. Kunder älskar det. Avtal går helt enkelt fortare att signera.
Lite smarta mallar gör det även smidigt att skicka nya avtal till kunder. Med deras API hade vi kunnat automatisera avtal också. Men det är tyvärr lite för dyrt i licens för våra små volymer idag. Tråkigt tycker jag, när API-tillgång ska vara dyrt.
Better Proposals – snygga, digitala offerter
Det är många år sedan vi skickade en offert i Word sist. Med Better Proposals är vi ”digital first” med offerter. Varför ska de vara digitala dokument 2020? Varför inte en responsiv webbplats och länk? Det är precis vad vi kan göra med Better Proposals.
Smidigt att skicka via e-post, få signaturer och lagom mycket spårning på vad våra kunder läser i offerten (så att vi kan skriva ännu bättre). Dessutom kan de som behöver en PDF lätt ladda ner en också.
Sapphire – Automatisering i egen Laravel-applikation
Sapphire finns inte att köpa. Det är vårt egenbyggda interna allt-i-allo-verktyg. Ett sätt som vi klarar av att hantera lite mer än vad vår storlek kanske egentligen tillåter oss att göra är för att vi automatiserat en hel del.
Det gör vi i Sapphire. En Laravel-applikation som via API:er pratar med allt från Salesforce till Harvest och Fortnox. Förbättrar fakturautskick där Fortnox inte är tillgängliga, synkroniserar kunddata mellan våra system för att spara tid, automatiserar hela vår fakturering. Bara några exempel på tidsbesparande automatiseringar.
Mailchimp – nyhetsbrev och kommunikation
Trots priset har vi varit trogna Mailchimp användare länge. De funkar väl och har en bra infrastruktur. Här skickar vi nyhetsbrev och allmän kommunikation till våra kunder. Även om jag är lite kritisk till hur mycket för oss irrelevanta funktioner Mailchimp lägger till (vi vill verkligen bara ha mailutskicken) så är de fortfarande bäst i klassen.
